Opstarten van je eigen bedrijf: klanten die niet betalen

Opstarten van je eigen bedrijf: klanten die niet betalen, mamalifestyleblog, mamablog, mamablogger, moeder eigen bedrijf, ondernemer

Wanneer je een eigen bedrijf opstart, ben je allereerst druk met het bepalen van je doelen, het inrichten van je administratie en het werven van klanten. Wanneer de eerste opdrachten binnendruppelen ben je natuurlijk enorm blij en misschien zelfs wel opgelucht dat klanten je weten te vinden en in je geloven. Maar wat als een klant na levering van jouw dienst of product zijn factuur niet betaalt en ook na meerdere herinneringen van jouw kant nog steeds verzuimt te betalen? Een lastige situatie waarop geen enkele ondernemer zit te wachten. Niet alleen omdat je hard hebt gewerkt voor het geld of producten hebt geleverd en betaald wilt krijgen hiervoor, maar ook omdat je de relatie met je klant goed wilt houden. In deze blog vertel ik je meer over mijn ervaring met het betalingsgedrag van de klanten van niet alleen ons bedrijf, maar ook van bedrijven waarvoor ik heb mogen werken. 

Wettelijke betalingstermijn

Ruim 10 jaar ben ik ondernemer en in al die jaren heb ik met heel wat klanten mogen samenwerken. De meeste van onze klanten zijn bedrijven. Met vrijwel alle klanten heb ik als ondernemer een goede verstandhouding en ook het betalingsgedrag van hen is in orde. Al merk ik wel dat lang niet alle klanten de wettelijke betalingstermijn van 30 dagen hanteren. Met name grote organisaties houden hun eigen voorwaarden aan, waaronder een langere betalingstermijn. Soms maken ze deze voorwaarden bij het aangaan van de opdracht al kenbaar, maar soms kom ik er pas 30 dagen na factuurdatum achter. 

Betaaltermijn 60 dagen & aanbetaling

Aan de ene kant weet ik dat het betrouwbare klanten zijn en dat zij vast en zeker gaan betalen, maar aan de andere kant is een betaaltermijn van 60 dagen soms wel erg lang. Ondertussen lopen voor jou als ondernemer de vaste lasten gewoon door, moet je je personeel ook op tijd uitbetalen en heb je kosten om materialen in te kopen. Dit betekent dat je een buffer moet hebben om deze kosten voor te kunnen schieten. Wanneer je na 60 dagen de factuur betaald krijgt, kun je je buffer weer aanvullen.  Bij grotere bedragen of opdrachten zou je trouwens ook kunnen vragen om een aanbetaling van maximaal 50% van de orderwaarde. Dit doen wij ook, omdat wij materialen moeten inkopen. In de offerte zetten wij dan al dat we om een aanbetaling vragen zodra de opdracht akkoord is.

Herinnering

Niet alle klanten zijn financieel betrouwbaar. Helaas weet je dit niet op het moment dat je een zakelijke relatie met een klant aangaat. Wanneer een factuur na 30 dagen nog open staat, stuur ik standaard een herinnering naar de klant waarin ik de klant attent maak op de vervallen factuur. Vanaf dat moment heeft een klant nog acht dagen de tijd om de betaling over te maken tot ik de tweede herinnering, oftewel een aanmaning, verstuur. Dit is ook het moment dat ik een klant opbel. Misschien dat een factuur niet goed is opgesteld, dat er een bepaalde referentie ontbreekt of de adresgegevens onjuist zijn. Soms duurt de afhandeling van een factuur langer, omdat de persoon die verantwoordelijk is voor het betalen van de facturen of het goedkeuren ervan op vakantie is. 

Ingebrekestelling

Na de herinnering stuur ik – als de factuur nog niet is betaald – een aanmaning en heeft de klant weer acht dagen de tijd om aan zijn betalingsverplichting te voldoen. Wanneer de betaling uitblijft na het versturen van de aanmaning volgt het uiterste middel: een ingebrekestelling. Uit mijn ervaring met mijn bedrijf weet ik dat dit bij mijn klanten vaak het laatste zetje is dat nodig is om de klant de factuur te laten betalen.

Geen geld & onwil

Wanneer een klant van ons niet tijdig betaalt, komt dit meestal niet door onwil of doordat de klant geen middelen zou hebben om de factuur te voldoen. Dit wil trouwens niet zeggen dat dit bij andere bedrijven ook zo is. Ik heb eens bij een bedrijf in loondienst gewerkt waar bij veel klanten een ingebrekestelling geen indruk maakte dan wel niets aan het betalingsgedrag veranderde. Wellicht dat sommige klanten niet de middelen hadden om een factuur te betalen. Ik zeg altijd maar dat je dan beter niet diensten of producten moet afnemen, want eigenlijk heb je er dus geen geld voor. Dan zijn er ook altijd nog klanten die misschien wel genoeg op hun bankrekening hebben staan, maar geen zin hebben om de betaling over te maken. 

Incassobureau

Bij het betreffende bedrijf gaven wij veel dossiers uit handen aan het incassobureau. Als je alle stappen hebt genomen, van herinnering tot ingebrekestelling, is dat het enige middel dat nog overblijft. Dat je het innen van een factuur overdraagt aan een incassobureau wil trouwens niet zeggen dat er gelijk een deurwaarder bij je klant voor de deur staat. Nadat je de incasso uit handen hebt gegeven, stuurt het incassobureau eerst een gentle reminder naar je klant. In deze brief geeft het incassobureau de klant nog een laatste kans om de factuur te betalen voordat het overgaat in een incassotraject waarbij alle incassokosten en de rente van de openstaande vordering voor rekening van de klant komen. Hier schrikt de klant meestal wel van, helemaal omdat het te betalen bedrag bij een incassotraject alleen maar toeneemt. Reden genoeg voor de klant om de factuur alsnog te betalen.

Ben jij een (startende) ondernemer en heb jij te maken gehad met een klant die zijn factuur niet betaalde? Misschien heb je zelfs wel een vordering uit handen gegeven aan het incassobureau? 

mamalifestyleblog, mamablog , mamablogger, blog voor ondernemende moeders, eigen bedrijf, ZZP, mompreneur

#MLBsamenwerking

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *